Hello English
Hello English
Hello English
फॉर्मल ईमेल लिखने के १० नीयम
Language : Select
. Moderate
.
Read the article and answer the questions given below
    For  most  of  us,  email  is  the  most  common  form  of  business  communication.  So,  it’s  important  to  get  it  right.  Although  emails  usually  aren’t  as  formal  as  letters,  they  still  need  to  be  professional  to  present  a  good  image  of  you  and  your  company.

 Here  is  a  step  -  wise  guide  to  write  formal  emails:

 1.  Formatting:  Before  you  start  writing,  make  sure  that  basics  like  font  size  and  style  are  uniformly  set  across  the  entire  text.
 
  •   For  a  formal  email,  it  is  advisable  to  keep  things  conservative,  with  fonts  like:  Arial,  Helvetica,  Calibri,  Verdana  and  Times  New  Roman.  Avoid  decorative  fonts  like  Comic  Sans  or  Old  English. 

  •  
  •   Write  your  email  in  a  legible  font  size,  such  as  12  point  type.  14  -  16  point  type  is  more  than  enough  for  your  headings  to  stand  out. 

  •  
  •   Avoid  special  styles  like  italics,  highlighting,  or  multicolored  fonts  unless  they  are  warranted  by  the  content  and  purpose  of  the  email. 

  •  
  •   Do  not  use  all  caps.  These  make  it  seem  like  you  are  shouting  at  the  recipient. 

  •  
  •   Recommended  formatting  -    Headings:  Bold;  Body  text:  Normal. 

  •  
  •   Do  not  use  images/photographs  unless  you  really  need  to. 


  •  Incorrect  Sample:  EVERYONE  COME  FOR  THE  THE  MEETING.  IT  IS  SCHEDULED  at  5:30  at  The  conference  Hall.
     Correct  Sample:  The  meeting  is  scheduled  at  5:30  pm  at  the  Conference  hall.

     2.  Subject:  The  subject  line  is  what  the  reader  sees  in  their  inbox.  If  the  subject  line  is  misleading  or  missing  information,  your  email  may  not  get  read.  The  message  may  even  be  sent  to  spam.  Therefore:

     
  •   Use  a  short  and  accurate  subject  line.  Use  keywords  in  the  subject  line  that  suggest  exactly  what  you  are  writing  about,  in  just  a  few  words.  For  example,  instead  of  writing  “Will  not  be  able  to  attend  office  on  4th  and  5th  of  May”,  You  can  write  “Leave  Application”. 

  •  
  •   If  applying  for  a  job  for  example,  subjects  like,  ‘Resume’,  ‘Priya  Resume’  are  vague.  These  don’t  give  a  feeling  of  professionalism.  Instead  a  subject  like  ‘Application  for  Java  developer  (Job  Code:  1234)  Sunil  Sharma’  is  precise,  professional  and  has  least  chances  of  getting  overlooked. 


  •  Sample  incorrect  subject  line:  Come  one,  Come  all  at  the  student  meeting.
     Sample  correct  subject  line:  Student  Meeting:  December  5th,  9:30  a.  m.

       3.  Salutation/Greeting:  This  is  the  part  of  the  email  where  someone  is  addressed.  Addressing  the  recipient  by  name  (if  known)  is  preferred.  Include  the  person's  title  (Mr.  ,  Mrs.  ,  Ms.  ,  Dr.  ,  etc.  )  with  their  last  name,  followed  by  a  comma  or  a  colon.  For  example:  Dear  Mr.  Khurana,  Dear  Ms.  Smith,  etc.
     
  •   You  can  precede  the  salutation  with  "Dear.  .  .  "  if  you  like.  This  does  not  mean  you  will  write  “Hey  Dear!”  That’s  informal.  Also  using  a  comma  is  more  appropriate  than  using  an  exclamation  mark.  So  you  could  write  “Dear  Mr.  Sharma”  /  “Dear  students”,  etc. 

  •  
  •   If  you  don't  know  the  name  of  the  person  you're  writing  to,  use  a  salutation  like  “Dear  Sir/Madam,  ”  “Dear  Sir  or  Madam,  ”  not  “To  whom  it  may  concern.  ”  We  don’t  use  greeting  like  Hey  Pooja  Sharma  Madam!,  Hi  My  Dear,  Hello  Dinesh  Sir.  Always  remember  we  do  not  use  the  first  name  or  full  names  in  formal  salutations.  Instead  use:  “Dear  Ma’am”,  “Dear  Ms.  Jain,  ”,  “Dear  Mr.  Singh,  ”. 

  •  
  •   Do  not  use  “Hello,  ”  “Hey,  ”  “Hi,  ”  or  other  informal  salutations. 


  •  4.  Introduction:
     Introduce  yourself  in  the  first  paragraph  (if  necessary).  If  you  are  writing  to  someone  you  don't  have  an  existing  relationship  with,  such  as  a  new  customer,  hiring  manager,  or  government  official,  tell  them  who  you  are  and  why  you  are  writing.
     
  •   Do  this  in  the  first  sentence  or  two  of  your  email.  For  example,  when  writing  to  a  potential  employer,  you  might  say:  "My  name  is  Ravi  Sharma.  I'm  contacting  you  to  apply  for  the  administrative  assistant  position  listed  on  CareerXYZ.  com.  "  or  “I  am  Manisha  Shah,  and  I  am  writing  to  apply  for  the  post  of  a  receptionist  at  your  hotel.  I  saw  the  vacancy  posted  on  naukri.  com,  and  would  like  to  express  my  keen  interest  in  applying  for  the  same.  ”

  •  
  •   If  you  are  writing  to  place  an  order,  you  may  say:  “I  am,  Manoj  Pandey,  the  Head  of  Production  at  Wellness  Medicos.  I  wanted  to  place  an  order  for  1000  plastic  sheets  for  packaging.  ”  instead  of  giving  the  full  picture  like,  “I  am  Manoj  Pandey.  A  junior  staff  member  informed  me  today  that  we  were  out  of  plastic  packaging  sheets.  So,  I  thought  to  place  an  order…”


  •  5.  Body/Core  Message:    Once  you’ve  introduced  yourself  and  the  general  reason  you’re  writing,  you  can  follow  up  with  the  body  of  your  email.  Put  the  most  important  content  near  the  top.  This  respects  your  recipient’s  time,  and  makes  the  purpose  of  your  email  clear.
     
  •   When  writing  to  a  government  official,  for  instance,  you  might  start  by  saying:  "My  name  is  Pooja  Shah.  I  obtained  your  email  address  from  the  XYZ  Development  Authority  website.  I  am  writing  to  complain  about  the  condition  of  roads  in  my  locality.  "

  •  
  •   Get  to  the  point.  For  a  formal  email,  it’s  ok  to  be  direct,  as  long  as  you  are  polite.  Beating  around  the  bush  will  only  lose  your  reader  and  make  it  harder  to  figure  out  what  you  want  or  need  from  them. 

  •  
  •   If  your  email  is  relatively  lengthy,  break  it  up  into  short  paragraphs.  Insert  a  line  break  between  each  paragraph  instead  of  indenting. 

  •  
  •   Use  complete  sentences  and  polite  phrasing.  Avoid  things  like:  Slang,  Unnecessary  contractions,  Emoticons  and  emojis,  Profanity  and  Jokes.  If  you  were  to  complain  about  the  quantity  of  the  products  received,  you  can  politely  say,  “I  want  to  bring  to  your  notice  that  we  had  asked  for  10,  000  pieces  of  leather  belts  but  we  have  received  only  5000.  Kindly  look  into  the  matter.  ”  It  would  not  make  sense  to  write  “Products  received  are  wrong.  ❌❌Ya’ll  sent  INC  number  of  pieces  :(  Send  5000  more  pieces  of  leather  belts  asap.  ”  This  sounds  impolite  and  has  incorrect  contractions  like  INC  (for  incorrect)  and  ya’ll  (for  you  all).  These  are  not  universal  and  may  not  be  understood  by  the  recipient.  Emoticons  and  symbols  make  the  message  look  informal. 


  •  6.  Closing  remark:  Before  you  end  your  email,  it’s  polite  to  thank  your  reader  and  add  some  polite  closing  remarks.  You  might  start  with  “Thank  you  for  your  patience  and  cooperation”  or  “Thank  you  for  your  consideration”  and  then  follow  up  with,  “If  you  have  any  questions  or  concerns,  don’t  hesitate  to  let  me  know”  and  “I  look  forward  to  hearing  from  you”.

     7.  Sign  off/Signature:  How  you  end  a  formal  email  is  equally  important.  Since  the  email  closing  is  the  last  thing  your  recipient  looks  at,  your  email  closing  can  leave  a  lasting  impression.  A  good  formal  email  closing  also  reminds  the  reader  who  you  are  since  it  should  include  your  full  name,  contact  information,  and  title  (if  appropriate).  As  with  salutations,  there  are  a  variety  of  closings  that  are  acceptable  in  formal  emails.  Examples  of  potential  closings  include:
     
  •   "Yours  sincerely,  "

  •  
  •   "Respectfully,  "

  •  
  •   "Best,  "


  •  
  •   A  complete  signature  block  looks  like  this:


  •  Sincerely,
     Vijay  Katta,
     Associate  Editor,
     Bharat  News
     [Email  address  goes  here]
     [Phone  number  goes  here]

     
  •   It  is  vague  to  end  an  email  without  giving  the  recipient  the  idea  about  who  the  sender  is.  For  example,  following  is  an  informal  and  incomplete  signature  block:


  •  Thank  you,
     Vijay

     8.  Include  necessary  attachments:  If  you  need  to  include  any  attachments,  make  sure  to  mention  them  in  the  body  of  the  email  to  let  the  recipient  know  that  they  are  included.  Be  courteous  by  trying  to  keep  the  number  of  attachments  and  their  file  size  down,  and  by  using  common  or  widely  compatible  file  types.  For  example,  include  a  note  like  “I  am  attaching  a  copy  of  my  resume  and  portfolio,  in  PDF  format.  ”  Writing  “Enclosed  PDF  and  doc”  is  again  a  little  vague  as  it  does  not  specify  what  the  PDF  and  doc  is  about.

     9.  Proofread  your  message:  Check  the  message  for  content,  spelling,  and  grammatical  errors.  Don’t  just  rely  on  your  email  service’s  spelling  or  grammar  checker.  Reading  your  email  aloud  or  asking  someone  to  proofread  it  is  a  great  way  to  catch  any  typos,  mistakes,  or  unclear  phrases.

     10.  Type  recipient's  email  -  id:  Once  you’re  certain  that  your  message  is  ready  to  be  sent,  type  the  email  id  of  your  recipient  and  CC,  BCC  to  the  concerned  people.  Make  sure  that  all  the  business  communication  takes  place  from  your  professional  id  and  not  the  personal  one.

     Since,  most  of  the  business  communication  these  days  takes  place  through  emails,  it’s  important  to  make  a  good  impression  via  them.  Keep  these  pointers  in  mind  every  time  you  write  a  formal  email  and  you’re  good  to  go.

     
    Doubts on this article
    OTHER ARTICLES
    9 मौसम सम्बन्धी शब्द
    10 दिलासा देना के तरीके - अंग्रेज़ी में
    12 Animal adjectives
    आवाज़ का वर्णन करने के 15 तरीके - अंग्रेज़ी में
    10 ways to talk about price
    Now answer these questions and win coins
    Q1
    10 Win coins
    Q2
    10 Win coins
    Q3
    10 Win coins
    Click on any word to find out its meaning